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「緊急ではないが重要なこと」に集中して取り組むことが効果性を高める
( 書籍『７つの習慣』より )
わたしは、毎年、年末年始に 『７つの習慣』を会社の課題図書として読んだうえで、そのレポートを提出しています。『７つの習慣』は、毎年、読むたびに得られる気づきが違うのですが、今回は、「時間管理」の原則について気づきがありました。
このパートでは、仕事の内容を４つの定義に分けています。
緊急度と重要度で切り分ける、時間管理のマトリックス
１、緊急、かつ重要なこと
・クレーム対応
・納期の差し迫った仕事
・事故
・売上があがらない場合、とにかく営業マンは訪問をしないといけない
etc…
２、緊急ではないが重要なこと
・お客様へのお役立ちのアクション
・本を読み、知識見識を高める
・スポーツジムにいき、体を鍛える
・部下との対話の時間をしっかりと取る
etc…
３、緊急だが重要ではない
・雑用
・急な電話
etc…
４、緊急でも重要でもないこと
・意図なくインターネットサーフィン
・ＴＶをぼーっとみてしまう
etc…
緊急かつ重要なことばかりしていると緊急でも重要でもないことをしてしまう
私は、つい、「１、緊急かつ重要なこと」ばかりしてしまっていました。そして、燃え尽き、疲れ果て、家につくと、「４、緊急でも重要でもないこと」に時間を費やしてしまっていました。１と４を繰り返し、結果、毎月目標達成ができない状況がありました。
「予防・準備」に時間を割くことで、緊急なことへの対応が減ってくる
しかし、これでは、ダメで「２、緊急ではないが重要なこと」つまり、「予防・準備」にあたることに優先的に時間を使うべきだと『７つの習慣』には記載がありました。「予防・準備」に時間を割くことで、緊急なことへの対応が減ってくる、ということが書いてありました。
書籍には、このような事例も記載がありました。あるショッピングセンターのマネージャーが「もし、常日頃から行っていれば、あなたの仕事の業績を著しく向上させる活動が一つあるとするならそれは何だろうか？」の問いをうけました。それは、「テナントの店長たちとの人間関係を築くこと」であったそうです。
しかし、実際には、勤務時間の５パーセントしか割けていないということも分かりました。報告書の提出、会議、電話、クレーム対応など、緊急なことばかり対応していることが要因でした。その後、２０パーセントまで、その時間をとれるように改善をしたところ業績は劇的に向上したそうです。
「予防・準備」に時間を割き、より効果性の高いビジネスマンになる
私自身を振り返ってみると、まったく「予防・準備」に時間を使えてこなかったことに気が付きました。
なので、これからは、
▼ 週に６時間は、営業活動には直接つながらないかもしれないが御客様にとって価値あるアクションを行う
▼ 週４回は３０分運動を行う
▼ １日１時間は、経営知識をインプットすることに取り組む
これらによって、より効果性が高いビジネスマンになれるよう取り組んでいきます。
あなたがどこでも通用するような人材となるヒントとなれば幸いです。
記事 / 株式会社FCEトレーニング・カンパニーと株式会社mannakaの共同作成記事です。
執筆者 / 中村 天大
編集者 / 株式会社mannaka
組織デザインコンサルティング会社。
FCEトレーニング・カンパニーには、「働くをおもしろくする」研修が、あります。
3,000以上もの組織・チームから見出した「成果を出す組織の原理原則」と、世界的ベストセラー『7つの習慣』をよりビジネスシーンにフォーカスした「7つの習慣(R)InnovativeMind」研修を提供しています。
2013年から5年連続で、「働きがいのある会社ランキング」ベストカンパニーにも選出を頂きました。
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